Dokumentenmanagement
Verfahrensanweisungen, Formulare und weitere QM-Dokumente zentral verwalten, versionieren und strukturiert bereitstellen.
Digitales Qualitätsmanagement für Pflege
QUALIX-QMS – Digitale Qualitätsmanagement-Software für Pflegeeinrichtungen
QUALIX-QMS bündelt zentrale QM-Prozesse in einer webbasierten Anwendung. Dokumente, Freigaben, Lesebestätigungen, digitale Formulare, Maßnahmen sowie Touren und Aufgaben lassen sich strukturiert an einem Ort organisieren.
Für Pflege und soziale Einrichtungen, die Qualitätsmanagement nachvollziehbarer gestalten und verteilte Ordner, Listen und Einzellösungen reduzieren möchten.
Ein Blick ins System
Qualitätsmanagement zentral im QUALIX-QMS Dashboard
Die Startseite führt direkt zu den zentralen Bereichen des QM-Portals und zeigt Module, Aufgaben und Verwaltungsbereiche in einer klaren Struktur.
Warum digitales QMS?
Mehr als eine digitale Ablage für QM-Dokumente
Ein digitales Qualitätsmanagementsystem ist dann besonders hilfreich, wenn nicht nur Dateien gespeichert, sondern auch Versionen, Freigaben, Zuständigkeiten und Nachweise nachvollziehbar organisiert werden sollen.
In Pflegeeinrichtungen entstehen Informationen an vielen Stellen: Verfahrensanweisungen werden überarbeitet, Mitarbeitende müssen relevante Änderungen kennen, Maßnahmen werden aus Vorgängen abgeleitet und Formulare sollen nachvollziehbar bearbeitet werden. QUALIX-QMS führt diese Abläufe in einer gemeinsamen webbasierten Umgebung zusammen.
Das Ziel ist nicht, einen Papierordner einfach auf einen Server zu verschieben. Entscheidend ist, dass digitale Prozesse sichtbar machen, was aktuell ist, wer zuständig ist und welche Aufgaben noch offen sind.
Grundlagen: Was ist ein digitales Qualitätsmanagementsystem? →
Funktionen
Zentrale QM-Aufgaben digital zusammenführen
QUALIX-QMS ist modular aufgebaut. Die vorhandenen Bereiche greifen dort ineinander, wo Informationen, Freigaben, Aufgaben und Nachweise zusammengehören.
Dokumentenmatrix
Typ, Verantwortlichkeit, Gültigkeit und Review-Termine wichtiger QM-Dokumente übersichtlich verfolgen.
Freigabeworkflows
Prüfung und Freigabe von Dokumenten strukturiert abbilden und Zuständigkeiten nachvollziehbar machen.
Lesebestätigungen
Relevante Dokumente gezielt zur Kenntnis geben und nachvollziehen, welche Bestätigungen bereits vorliegen oder noch offen sind.
Digitale Formulare
Formularprozesse digital abbilden und Einträge nachvollziehbar innerhalb des Systems verwalten.
CAPA & Maßnahmen
Maßnahmen erfassen, bearbeiten und deren Bearbeitungsstand innerhalb eines strukturierten Prozesses verfolgen.
Touren & Aufgaben
Touren anlegen, Bewohner zuordnen, Aufgaben planen und tägliche Abläufe digital organisieren.
Benutzer & Einrichtungen
Nutzer, Rollen und mehrere Einrichtungen innerhalb einer gemeinsamen Plattform verwalten.
Dokumentenlenkung
Vom geänderten Dokument bis zur Lesebestätigung
Dokumentenmanagement wird erst dann zu einem echten digitalen QM-Prozess, wenn Bearbeitung, Freigabe, Veröffentlichung und Kenntnisnahme zusammen gedacht werden.
Dokument bearbeiten
Eine neue oder geänderte Fassung wird als nachvollziehbare Version im System verwaltet.
Prüfen & freigeben
Der Freigabeworkflow macht sichtbar, wer ein Dokument geprüft und freigegeben hat.
Gültige Version bereitstellen
Mitarbeitende sollen eindeutig erkennen können, welche Fassung aktuell freigegeben ist.
Kenntnis dokumentieren
Wenn eine Lesebestätigung erforderlich ist, lässt sich nachvollziehen, welche Bestätigungen noch ausstehen.
Nachvollziehbare Abläufe
Maßnahmen, Formulare und Zuständigkeiten nicht isoliert betrachten
Qualitätsmanagement besteht aus mehr als Dokumenten. Deshalb enthält QUALIX-QMS weitere Module, die Prozesse und Bearbeitungsstände digital abbilden.
Digitale Formulare schaffen eine einheitliche Struktur für wiederkehrende Erfassungen. Maßnahmen können erfasst und in ihrem Bearbeitungsstand verfolgt werden. Benutzer- und Einrichtungsverwaltung sorgen dafür, dass die Plattform auch bei mehreren Einrichtungen strukturiert nutzbar bleibt.
Die Touren- und Aufgabenbereiche ergänzen das System um operative Abläufe. Dadurch kann QUALIX-QMS nicht nur als Dokumentenablage, sondern als zentrale Plattform für unterschiedliche digitale Prozesse eingesetzt werden.
Pflege & Soziales
Worauf Pflegeeinrichtungen bei QMS-Software achten sollten
Eine umfangreiche Funktionsliste allein macht noch keine gute Qualitätsmanagement-Software. Entscheidend ist, ob die Lösung zu den tatsächlichen Arbeitsabläufen passt.
Klare Zuständigkeiten
Rollen und Einrichtungen sollten so abgebildet werden, dass Mitarbeitende nur die für sie relevanten Bereiche sehen und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar bleiben.
Nachvollziehbare Versionen
Bei QM-Dokumenten muss erkennbar sein, welche Fassung gültig ist und wie Änderungen und Freigaben dokumentiert wurden.
Übersichtliche Bedienung
Digitale Prozesse sollten den Alltag vereinfachen. Eine klare Navigation und verständliche Bezeichnungen sind deshalb genauso wichtig wie die Funktionen selbst.
Gemeinsame Plattform
Je stärker zusammengehörige Prozesse miteinander verbunden sind, desto weniger zusätzliche Tabellen, Ordner und Einzellösungen werden benötigt.
Webbasierter Zugriff
Eine webbasierte Anwendung kann auf unterschiedlichen Geräten genutzt werden, ohne dass jeder Bereich als separates lokales Programm betrieben werden muss.
Schrittweise Einführung
Ein digitales QMS sollte sich so einführen lassen, dass zuerst die wichtigsten Prozesse strukturiert werden und weitere Bereiche anschließend folgen können.
Häufige Fragen
Fragen zu QUALIX-QMS
Für wen ist QUALIX-QMS gedacht?
QUALIX-QMS richtet sich an Pflege und soziale Einrichtungen, die ihr Qualitätsmanagement und ausgewählte operative Abläufe webbasiert strukturieren möchten.
Ist QUALIX-QMS nur eine Dokumentenablage?
Nein. Neben Dokumentenmanagement und Dokumentenmatrix enthält QUALIX-QMS unter anderem Freigabeworkflows, Lesebestätigungen, digitale Formulare, CAPA beziehungsweise Maßnahmen sowie Touren und Aufgaben.
Können mehrere Einrichtungen verwaltet werden?
Ja. Die Plattform enthält eine Benutzer- und Einrichtungsverwaltung und ist darauf ausgelegt, mehrere Einrichtungen innerhalb einer gemeinsamen Umgebung zu organisieren.
Wie werden Änderungen an QM-Dokumenten nachvollziehbar?
Dokumente können versioniert werden. Freigabeworkflows und Lesebestätigungen ergänzen die Dokumentenlenkung, sodass Veröffentlichung und Kenntnisnahme strukturiert abgebildet werden können.
Kann man QUALIX-QMS unverbindlich kennenlernen?
Ja. Über das Kontaktformular kann eine unverbindliche Vorstellung beziehungsweise Demo angefragt werden.
QUALIX kennenlernen
Qualitätsmanagement-Software im praktischen Ablauf ansehen
Wir zeigen die zentralen Bereiche von QUALIX-QMS und besprechen, welche Module für Ihre Einrichtung relevant sind.