Mit einem konkreten Prozess beginnen
Statt ein Unternehmen auf einmal digitalisieren zu wollen, ist ein klar abgegrenzter Prozess der bessere Einstieg. Das kann die Kundenverwaltung, Angebotsbearbeitung, Vertragsverwaltung, interne Aufgabenverteilung oder ein Genehmigungsprozess sein.
Medienbrüche sichtbar machen
Typische Hinweise auf Verbesserungspotenzial sind Informationen, die aus E-Mails in Tabellen übertragen werden, Dokumente mit uneinheitlichen Dateinamen oder Daten, die in mehreren Programmen doppelt gepflegt werden. Solche Medienbrüche verursachen Aufwand und erhöhen die Fehlerwahrscheinlichkeit.
Stammdaten zentral verwalten
Kunden, Ansprechpartner, Verträge oder Produkte sollten möglichst nicht an mehreren Stellen unabhängig voneinander gepflegt werden. Eine zentrale Datenbasis ermöglicht, Informationen in unterschiedlichen Prozessen wiederzuverwenden.
Status und Verantwortlichkeiten abbilden
Viele Verwaltungsprozesse bestehen aus mehreren Schritten. Eine digitale Anwendung kann anzeigen, ob ein Vorgang offen, geprüft, freigegeben oder abgeschlossen ist und wer aktuell zuständig ist.
Standardsoftware oder individuelle Lösung?
Für viele Aufgaben existiert gute Standardsoftware. Eine Individualentwicklung wird interessant, wenn der eigene Prozess deutlich davon abweicht oder mehrere kleine Einzellösungen ersetzt werden sollen. Vor einer Entwicklung sollte geprüft werden, welche Funktionen wirklich unternehmensspezifisch sind.